In diesem Artikel berichten wir über verschiedene Methoden des Zeitmanagement. Mit einem effektiven und effizienten Zeitmanagement bekommen SIe die Zeit in den Griff.
Neues Jahr – Neue Vorsätze! Egal ob weniger Arbeiten, Zeit mit der Familie, regelmäßig zum Sport, ein paar Kilos weniger Gewicht…Das alles unter einen Hut zu bekommen, erfordert ein effektives und effizientes Zeitmanagement. In der Praxis kommt es allerdings häufig zur Verwechselung der beiden Begrifflichkeiten.
Effektiv vs. Effizient
Eine gestellte Aufgabe „effektiv“ zu erledigen bedeutet, dass man die richtigen Dinge tut – die entsprechende Tat hat also einen gewünschten Effekt. So kann man beispielsweise die Wohnung mit einer Zahnbürste putzen. Der Effekt durch den Einsatz der Zahnbürste, ist eine saubere Wohnung. Allerdings ist dieses Vorgehen sehr zeitintensiv und somit alles andere als effizient!
Eine gestellte Aufgabe „effizient“ zu erledigten bedeutet, dass man die Dinge richtig tut – die entsprechende Tat wird schnellstmöglich absolviert. In unserem Beispiel könnte man die Wohnung auch mit einem Laubbläser reinigen. Dieses Vorgehen ist wahrscheinlich die schnellste Art – allerdings ist der Effekt, einer sauberen Wohnung, mehr als fragwürdig.
Somit sollten Lösungsansätze immer die perfekte Mischung aus Effektivität und Effizienz besitzen. Also bleibt beim Wohnungsputz doch nur der Staubsauger…oder Saug-Roboter. 😉
Um alle gesteckten Ziele zu verwirklichen, ist eine sogfältige Planung und vor allem Prioritätensetzung notwendig. Hierzu stellen wir zwei Prinzipien näher vor:
Das Eisenhower-Prinzip
Wie wichtig Prioritätensetzung ist, wusste bereits Dwight D. Eisenhower, der berühmte US-General, der später auch US-Präsident wurde. Er hat ein relativ einfaches, aber dennoch sehr hilfreiches Modell entwickelt. Das Eisenhower-Prinzip kombiniert die Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit so, dass vier Prioritätenklassen entstehen:
- A-Aufgaben: Diese Aufgaben sind sowohl wichtig, als auch dringlich und sollten aus diesem Grund sofort sowie persönlich erledigt werden.
- B-Aufgaben: Diese Aufgaben sind sehr wichtig, allerdings nicht dringlich. Somit können diese Aufgaben terminiert werden.
- C-Aufgaben: Diese Aufgaben sind dringlich, allerdings nicht besonders wichtig. Solche Aufgaben sollte man nach Möglichkeit delegieren, um persönliche Ressourcen zu sparen.
- D-Aufgaben: Diese Aufgaben sind nicht wichtig und nicht dringlich. Sie gehören direkt in den Papierkorb.
An dieser Stelle ist nochmal zu verdeutlichen, dass die Wichtigkeit einen höheren Stellenwert als die Dringlichkeit besitzt.
Das Pareto-Prinzip
Vilfredo Pareto beschäftigte sich gegen Ende des 19. Jahrhunderts mit Fragen der Einkommens- und Besitzverteilung. Er entdeckte ein wiederkehrendes mathematisches Verhältnis zwischen dem Anteil von Personen und der Höhe des Einkommens.
Bei dieser Beobachtung kommt es weniger auf die genaue Prozentverteilung an, als auf die Tatsache, dass die Reichtumsverteilung in der Bevölkerung berechenbar unausgewogen war. Dieses Phänomen tritt auch in allen anderen Bereichen des Lebens auf und wurde später in Bereiche wie Prozessoptimierung und Zeitmanagement übertragen.
So besagt das Pareto-Prinzip, dass man bereits mit den ersten 20% der aufgewandten Zeit einen Anteil von 80% der Leistungsergebnisse erzielt, während die restlichen 80% der aufgewandten Zeit dann nur noch 20% der Gesamtleistung erbringen!
Somit sollte man stets überprüfen, welche persönlichen 20% der eigenen Leistungen bereits 80% der gewünschten Leistungen erzielt.
Im Hinblick auf unsere „saubere Wohnung“ kann man beispielsweise 80% des Staubes in 20% der Zeit aufsaugen. Um allerdings eine „perfekt“ saubere Wohnung zu erreichen, müssten sämtliche Tische, Stühle und sonstige Möbel zeitaufwendig zur Seite geräumt werden. Dieser Vorgang benötigt dadurch nochmals 80% der Zeit, nur um die letzten 20% zu erreichen.
Fazit
Um gesteckte Aufgaben und Ziele zu erreichen, sollte man immer den effektivsten und effizientesten Weg suchen. Um dies zu ermöglichen, ist die Setzung von Prioritäten von besonderer Bedeutung. Hierzu dient beispielsweise das Eisenhower- oder Pareto-Prinzip.
Für weitere Tipps und Tricks zum Thema Zeitmanagement stehen wir als Ihr persönlicher Gesundheitsberater gerne zur Seite. Unsere Kontaktdaten finden Sie hier.
Wir freuen uns auf Sie!
